Quienes llevan tiempo en el negocio inmobiliario saben que la lista de tareas diarias es abrumadora. Y para no perderse en la marabunta, de una u otra forma, con el tiempo y basados en su propio trabajo y aprendizaje, todos los agentes experimentados definen sistemas de gestión inmobiliaria.
Seguro que muchos de ellos no tienen, o no conocen, una definición formal para lo que informalmente podemos definir como «formas de trabajar», pero sí es claro que aquellos negocios que funcionan cuentan con sistemas de gestión inmobiliaria, con procesos más o menos documentados.
Así, a continuación, explicamos qué son los sistemas de gestión inmobiliaria y qué sistemas son críticos para permitir un crecimiento constante y flujos de trabajo más fluidos y rentables.
Sistemas de Gestión Inmobiliaria – ¿Qué son?
El tiempo es dinero para los dueños de los negocios. Para los profesionales del sector inmobiliario esto es mucho más cierto. Cuantas más tareas se puedan hacer en un día, y hacerlas bien, mejores serán los resultados al momento de evaluar el trabajo.
Por eso, todas las personas buscan las mejores formas para realizar su trabajo. Cuando encuentran que han realizado algunas tareas de forma secuencial, y que esto ha conducido a un buen resultado, adoptan esto para su trabajo diario.
La suma de varios de estos “procesos” conforma un Sistema de Gestión. En términos un tanto más técnicos, un Sistema de Gestión es un tejido conformado por procesos. Procesos que se basan en procedimientos y estos en tareas o actividades.
Los Sistemas de Gestión no siempre son el fruto del análisis, la evaluación y la discusión. A veces, aparecen como fruto de la experiencia cotidiana de quienes trabajan en un determinado sector. Y eso es lo que ha sucedido con los Sistemas de Gestión Inmobiliaria sobre los que hablamos hoy.
Sistemas de Gestión Inmobiliaria – ¿Cuáles son?
La adopción de uno u otro sistema depende en gran medida de la personalidad del agente y de la forma que cree que es la apropiada para desarrollar su negocio. La edad y la experiencia influyen en ello, pero también el entorno y las características del mercado en que operan.
Aunque existen más sistemas de gestión, creemos que estos cuatro son los más representativos en la industria inmobiliaria en el momento:
1. Captar vendedores de propiedades
El funcionamiento de la agencia depende tanto de los compradores, como de los vendedores de propiedades. El proceso para captar vendedores inicia usualmente recorriendo la zona en la que opera el agente inmobiliario.
Con un listado de posibles vendedores, lo que sigue es reservar una cita para ver la propiedad, tomar información sobre ella y, con base en ello, acordar un precio con el propietario. Se dice en una frase, pero la tarea requiere seguir varios pasos que, usualmente, el agente ya conoce de memoria. Algunos, mucho más metódicos, utilizan una lista de verificación para seguir este proceso.
Contar con un sistemas de gestión inmobiliaria para captar vendedores, asegura que no se olvide nada y que el vendedor obtenga una grata experiencia en su trato con la agencia. Este sistema debe contemplar como mínimo los siguientes pasos:
- Evaluar el vecindario, sus ventajas y sus posibles inconvenientes.
- Conocer listados de propiedades en venta para establecer un precio medio.
- Realizar seguimiento de los posibles vendedores para captarlos.
- Indagar acerca del tiempo medio de venta de una propiedad en esa área.
- Diseñar plantillas para la recolección de información sobre la propiedad.
- Identificar las necesidades de mejora estructural o estética que puede requerir la propiedad para ser puesta en venta (para recomendar al vendedor acciones como el home staging).
- Tomar imágenes o vídeos de la propiedad.
Si, además, se incorporan estrategias más modernas para captar inmuebles como Crear una página para captar propiedades desde la web, a los anteriores pasos habrá que añadir la llamada de presentación y el envío de una valoración inmobiliaria (si esta se ofrece).
2. Captar compradores de propiedades
El sistema utilizado para captar compradores es similar al que se implementa para captar vendedores. El comprador requiere mucha más información que el vendedor: cuál es el proceso de compra, cómo obtener financiación, cuál es el estado de la propiedad, qué opciones tiene en caso de venta en un futuro cercano…
Esta es información que debe estar disponible de inmediato, y que forma parte del paquete que se le ofrece al comprador. Este debe ser un procedimiento definido y estándar que forma parte esencial del sistema para captar compradores de propiedades. Desde la información que se ofrece, los portales inmobiliarios y la web donde se publican, la frecuencia con la que se renuevan o re-publican los anuncios, cómo se organizan las visitas, la firma del parte de visitas, si se entrega dossier del inmueble, si se realiza llamada de seguimiento a los que visitan cada inmueble, etc.
Por supuesto, la forma en que se contacta a los posibles compradores, y los formalismos legales una vez cerrada la venta, son también pasos que necesitan protocolos estándar y procesos claros y estructurados.
3. Gestión de la Agencia en sí
Para que una agencia inmobiliaria funcione y sea un negocio productivo y rentable, necesita protocolos, procedimientos, procesos y sistemas de trabajo unificados. Esto, en su conjunto, es lo que conocemos como Sistemas de Gestión Inmobiliaria.
Dentro de estos Sistemas, el de gestión de la agencia es uno de los más importantes. En el diseño del sistema de gestión de la agencia, el profesional del sector imprime su personalidad, su visión de cómo hacer negocios y su capacidad de liderazgo.
El marco regulatorio del negocio, las obligaciones fiscales y contables, el uso de la tecnología para abordar las diferentes tareas, los medios de publicidad que utilizará, son temas relevantes para el diseño e implementación del sistema de gestión de la agencia.
Cada una de estas áreas debe contar con procesos definidos para alcanzar los objetivos, y checklist de cosas que deben hacerse para que el negocio funcione y preste servicios de calidad a todos los clientes, tanto compradores, como vendedores.
4. Sistema para generar ingresos
El sistema de generación de ingresos en una agencia inmobiliaria está conformado por los procesos que utiliza el negocio para identificar y explotar fuentes de negocios que aporten la rentabilidad que el negocio requiere.
El agente inmobiliario y su negocio pueden hacer uso de diferentes fuentes, como Marketing Digital, acuerdos con otros profesionales, Publicidad Tradicional, Referencias… Lo importante es que, como en los demás sistemas que hemos mencionado hoy, existan procesos claros, definidos y eficientes, en los que sea posible medir los resultados, revisar fallos y corregirlas para mejorar de forma continua. En otras palabras, la agencia o agente inmobiliario necesita saber lo que funciona y lo que no y cuánto le aporta cada canal de captación/línea de negocio (venta de residencial, venta de locales, alquiler, alquiler vacacional, consultoría, personal shopper….).
Cualquiera de estos sistemas de gestión inmobiliaria, se puede apoyar en la tecnología, para proveer al negocio de procesos eficaces, ágiles y productivos. Para ello, la plataforma inmobiliaria de Inmoenter te entrega una atractiva y funcional página web y un avanzado CRM inmobiliario.
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