Como consecuencia de la nutrida oferta de soluciones en el mercado, seleccionar un software inmobiliario es una tarea que se debe asumir desde un enfoque metódico, prestando atención a ciertos factores y siguiendo unos pasos que lleven a tomar la mejor decisión para la agencia inmobiliaria.

Para un agente independiente, la tarea de seleccionar un software inmobiliario no requiere menos atención. Para unas y para otros, hoy hemos querido publicar una guía de seis pasos, ideal para seleccionar un software inmobiliario.

¿Cómo seleccionar un software inmobiliario adecuado?

La elección de un software inmobiliario requiere considerar opciones que van desde la experiencia del fabricante hasta el precio, pasando por las necesidades específicas del negocio. Hemos compilado 6 pasos para tomar la decisión más acertada:

1. La experiencia de otros usuarios

Siempre es una buena idea consultar con otras agencias o con colegas que ya utilizan las diferentes soluciones informáticas. Es importante preparar un cuestionario breve pero puntual, sobre cada una de las opciones:

• ¿Cuál es el software inmobiliario que utilizan?
• ¿Qué requerimientos técnicos tiene esa solución?
• ¿Es un software a medida, en la nube o residente en los ordenadores de la agencia?
• ¿Cuáles son los beneficios y qué deficiencias han detectado?
• ¿Cuáles son los resultados del desempeño del sistema y cómo ha influido en el negocio?

Al contar con algunas respuestas, si no es posible directamente seleccionar un software inmobiliario, sí puede disminuirse la lista y aclararse algunas ideas, siempre teniendo en cuenta que las necesidades de cada negocio son diferentes.

2. Las necesidades de cada agencia

Un software inmobiliario adecuado es el que responde a las necesidades del negocio, y no aquel que requiere que la agencia se adapte a él. Así, resulta esencial conocer las necesidades específicas de la agencia, y en base a ellas, establecer las características esenciales del software inmobiliario que se busca:

• Software en la nube: una solución en la nube permite trabajar desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Y ofrece muchas más ventajas. No requiere instalaciones, y las actualizaciones no corren a cargo del usuario.
• Multidispositivo: la diversidad de dispositivos es una característica esencial a considerar al seleccionar un software inmobiliario adecuado. La solución debe ser accesible desde teléfonos móviles, tablets, ordenadores…
• Gestión de redes sociales: un software inmobiliario moderno se acerca a los clientes a través de las redes sociales, permitiendo compartir inmuebles, promociones o estados con un par de clics.
• Página Web: no todas las soluciones del mercado ofrecen un sitio web personalizado y con dominio propio, conectado a redes sociales y a otros portales inmobiliarios. Sin embargo, la presencia propia en Internet es cada vez más imprescindible.
• Impresión de cartelería inmobiliaria: algunas soluciones permiten imprimir fichas de inmuebles, personalizadas para escaparates, incluyendo el logo y los colores que identifican a la agencia.
• Funcionalidades de CRM: integrar los contactos de forma automática, procesar esa información, y asociarla con los diferentes inmuebles, son funcionalidades que resultan de gran importancia en la gestión inmobiliaria.
• Automatización de tareas: gestión de agendas, alertas, recordatorios, respuestas automáticas de e-mails, avisos de acciones pendientes, entre otras, son tareas que puede automatizar un software de gestión inmobiliarias.
• Adaptable a las necesidades de la agencia: la solución debe adaptarse a las necesidades reales y especificas de cada agencia, y no asumir un coste por usuarios que nunca utilizaran el software.
• Seguridad de los datos y la información: la gestión adecuada parte de contar con seguridad de datos bajo protocolo HTTPS y conforme con los requisitos de la LOPD – Ley Orgánica de Protección de Datos -.

3. Comparar los productos de los diferentes proveedores

Definidas las necesidades de la agencia, el siguiente paso es realizar una comparativa basada en lo ofrecido por cada uno de los proveedores. Un formato de lista de verificación resulta ideal para este paso.

4. Evaluar el precio

El precio siempre es un factor determinante. Pero lo importante es evaluarlo entre las opciones que satisfacen las necesidades de la agencia. En base a la comparativa anterior, ya podemos disminuir la lista a un número razonable, que ahora filtraremos por precio. Pero el precio no es un valor absoluto. Puede depender de diferentes elementos:

• ¿El pago es único, mensual, anual?
• ¿Existe una cláusula de recisión, de permanencia o tarifa de salida?
• ¿La instalación tiene algún coste?
• ¿Existen costes adicionales o es preciso pagar por algunas funcionalidades aparte?
• ¿Es preciso incurrir en costes de capacitación o soporte?

5. Prueba el software

Ahora la lista será mucho menor. Es probable que se reduzca a dos o tres proveedores. El siguiente paso es probar cada opción. Algunos proveedores programan demostraciones para los interesados, pero otros ofrecen una opción aún mejor: permiten crear una cuenta gratuita y utilizar el software con algunas funciones limitadas. Esta es sin duda la mejor elección, ya que no requiere entrar en una lisa de espera y permite avanzar en la tarea de migración en caso de que esa sea la opción seleccionada.

6. Verificar los requerimientos para instalación o para migración

Al llegar a este paso, es natural que exista un candidato ya elegido. Aunque podrían ser dos y esta sea la forma de eliminar a uno. La instalación o migración no siempre es tan fácil y sin duda se convierte en un factor decisivo:

• ¿Cuánto tiempo lleva?
• ¿Es necesario incorporar datos manualmente o estos pueden ser exportados de forma automática?
• ¿Es necesario asumir costes de equipos nuevos o infraestructura tecnológica?

Inmoenter es un software inmobiliario con funcionalidades de CRM, basado en la nube, que cumple con las características a las que nos hemos referido..

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