Con la rápida generalización del uso de teléfonos inteligentes y aplicaciones en la nube, el día a día de los agentes inmobiliarios ha cambiado radicalmente en la última década. De forma que, tanto para aquellos necesitan actualizar su software para inmobiliarias a una solución basada en la nube más intuitiva y moderna, como aquellos que aún están digitalizando su negocio, conviene conocer las principales características de este tipo de herramientas.
A continuación, revisamos las principales funcionalidades respecto a operaciones diarias, de gestión de clientes y comunicación con éstos, gestión de propiedades, protección de datos y soporte que un software para inmobiliarias moderno debe incluir. Todo ello, con el objetivo de ayudarte a elegir el sistema más adecuado de acuerdo a las necesidades de tu inmobiliaria.
Características esenciales de un software para inmobiliarias
Alojado en la nube y de acceso online
Cuando los datos se almacenan «online y en la nube» significa que se almacenan de forma remota en una red segura de servidores a los que se puede acceder a través de Internet.
Esto, por un lado, elimina la necesidad de grandes servidores en las instalaciones de la empresa que requieren una o varias personas con perfil técnico para instalar, mantener y actualizar el software. Recursos, en muchas ocasiones, inviables para agencias inmobiliarias que trabajan a nivel local.
Un software en la nube no es solo eficiente a nivel de costes, ya que el mantenimiento de los servidores y la actualización del software lo realiza el proveedor de la tecnología. Sino que, además, con los datos online y en la nube es posible trabajar y acceder a los datos corporativos desde cualquier lugar, en cualquier momento.
Integración de la gestión de cartera de clientes y de propiedades
Gestionar con distintas plataformas, o incluso un excel, las oportunidades de venta y la cartera de inmuebles es factible para un nivel muy reducido de operaciones. Pero para cualquier agencia con un nivel de actividad superior, la gestión descentralizada no solo ocupa una gran cantidad de tiempo en trabajo administrativo que no aporta valor al proceso de venta, sino que dificulta atender con agilidad a los clientes en el día a día.
Un software para inmobiliarias moderno integra la gestión de propiedades y la gestión de clientes a través de un CRM. Algunas funcionalidades básicas son la inclusión automática en la plataforma de los contactos captados a través de portales/página web, la gestión sencilla tanto de fichas de clientes como de inmuebles (información, fotos, vídeos, panorámicas 3D, etc.), el cruce automático de demanda y oferta o la publicación automatizada en portales inmobiliarios.
Trabajo en dispositivos móviles
El trabajo como agente inmobiliario también requiere mucha movilidad para reunirse con clientes, inspeccionar propiedades o acudir a oficinas bancarias, notarías, etc.
Por esto, es esencial que el software para inmobiliarias con el que se trabaje sea accesible desde cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet y permita la consulta rápida de información, responder correos electrónicos y notificaciones, o gestionar las propiedades, por ejemplo, añadiendo fotografías sobre el terreno.
Comunicación simplificada
Otra característica fundamental de un sistema para gestión inmobiliaria es que las comunicaciones con clientes y con el equipo sea sencilla y ágil.
En muchas ocasiones, la rapidez de la respuesta al cliente es clave para conseguir una venta, por lo que, tu nuevo software para inmobiliarias debe incluir funcionalidades como:
- Integración de todas las cuentas de correo electrónico.
- Envío desde la herramienta de las fichas de inmuebles con toda la información e imágenes en el idioma que sea necesario.
- Accesos rápidos y notificaciones de emails y contactos pendientes de responder,
- Centralización de toda la información.
- Envío automático de respuestas predefinidas.
De esta forma, es posible reducir los tiempos muertos buscando información o gestionando las comunicaciones para dedicarlo a fortalecer las relaciones con los clientes.
Sincronización con tu web inmobiliaria, portales y redes sociales
Otro punto indispensable para que la gestión de tu negocio inmobiliaria sea ágil y enfocada en cerrar ventas es que la herramienta software permita sincronizar el sistema con una web inmobiliaria desde la que ofrecer la cartera de inmuebles en tu zona de trabajo y captar clientes interesados; así como la publicación automática de inmuebles en portales de pago y gratuitos; la recepción automática de las consultas procedentes desde portales y la publicación automatizada en redes sociales.
Mantenimiento y soporte incluido
Agilizar el trabajo diario con herramientas informáticas no puede traducirse en interrupciones constantes cuando se tiene cualquier duda o surge alguna incidencia.
Por ello, es importante contar con el respaldo del proveedor para resolver cualquier cuestión y mantener la aplicación siempre a punto.
Seguridad de la información
Otro factor a considerar es que el software para inmobiliarias cuente con protocolos de seguridad avanzados dado que a diario se trabaja con una gran cantidad de datos confidenciales.
Además, el sistema debe incluir copias automáticas de seguridad, configuración de distintos permisos de usuario y autenticación, configuración de las acciones que cada usuario puede realizar y cumplir con la regulación vigente en materia de protección de datos.
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